如何让会议更有效之会议记录

冗长的会议是时间与效率的刽子手,这一点已经是我们的共识,有人统计过半小时之内的会议通常是最有效的,60乃至90分钟的会议往往效率比较低下,时间的投入与产出不成正比。在如何使会议更有效这一问题上,大多数人会最先想到:要有一个好的会议议程,接下来就是严格遵守该议程(时间)。高效让人们联想到的第一个词恐怕就是时间了,明确有的放矢的议程是高效会议的基石,这一点是毋庸置疑的。

然而开会可以找到解决问题的办法、达成共识,问题确并不会因为开过会就解决了。于是我们发现,”高效的”会议之后是虎头蛇尾的执行,问题并没有解决,于是更多的会议等在后面。执行力低下的一个重要原因是因为没有明确的目标,在会议中我们找到办法并达成共识,却往往忽略指定有效的行动计划。这里要强调”有效”,为什么呢?表面上三个W(What?Who?When?)的行动计划人人会做,但是否有效、是否能指导并规范会后的行动就另当别论了。

首先讲What,也就是行动内容。重要的一点是要明确产出是什么,而不仅仅是描述要去做什么。执行力强的一个特点是结果导向,如果没有明确的结果,执行者就无法有导向了。这里建议制订的行动最好能在下次回顾会议召开前完成,换句话说就是行动周期要与滚动会议的频率相吻合。周会上尽量制订一周内能完成的行动,月会上不要或尽可能少制订一个月完成不了的行动。执行力需要完成任务的成就感来激励,如果任务周期过长,有没有分解(分阶段)目标,行动最后就很有可能虎头蛇尾了。如果部门有太多长期计划,那么就有必要召开专门会议来制定相应的计划,同时每个长期行动都必须有分阶段目标和回顾会议。

谈到执行人(Who),一定要具体到人名。行动的所有人(action owner)最好是一个人,如果不止一个,就有可能职责界定不清。如果的确是几个人共同完成,又没有必要有一个leader,那么这个行动一定可以分解成两个乃至更多更明确的行动,原则是一定要”包产到户”。

什么时间(when)完成也是很重要的一项。我的建议是要明确到天(date),不要很笼统的写月份乃至季度,这容易让人松懈觉得时间还多,结果可能是从月头到月尾都没开始行动。具体的日期十分明确,对于行动来说就是deadline,到这一天要有产出的。

基于三个W,我们还可以添加一些辅助因素并制作行动计划表格藉以落实到人、便于跟踪行动进程。

No. of Action Ranking What Who When TL Comments
  • No of Action 就是行动编号,可以是流水编号,用作统计。同时在会议沟通中用公共的代号来表示具体的行动,更加高效;
  • Ranking 是行动的重要等级,如High,Medium,Low等等。有效的等级划分,可以在资源有限的时候集中精力在紧急的,重要的事情上。可以按照行动的复杂程度编排ranking,也可以按照行动的后果带来的影响来排定。即便会议定下来的行动都很重要,也不能都排到High,可以按照相对的重要程度划分,如果划分不出,说明行动制订的有问题或者是行动所有人对行动认识不清,会议的组织者要帮助理清思路并制订有区别的ranking。
  • TL的意思是信号灯(Traffic Lights) 这是一个可以直观反映行动进度的方法:绿色代表正常,黄色代表预警(可能会延迟),红色代表已经延迟。若要细分,还可以有其它不同的颜色。这一列在下一次回顾会议上可以用来一目了然的反映每一个行动的进度。
  • Comments 用来做一些补充说明,诸如简单描述行动完成内容(如输出文档的名称、路径),遇到的问题,范围的变化(相比What而言)等等。

除了以上表格,由于很多会议是定期滚动召开的,为了反映上一次行动的结果,我们还会需要一张表格反映未完成行动(完成的就不用累述了),如下:

Outstanding Actions
No. of Action Ranking What Who When TL Comments

以上两张表格在每次会议开始要先进行回顾,在会议结束时要进行及时更新(通常是同一天内)。看似过程很机械,但这是一种习惯的养成,高效很大程度上源于良好的习惯。

最后要讲的就是好的会议记录离不开有效地跟踪,在会议与会议之间,如果间隔较长(如月会),会议组织者(通常是team leader)要负责跟踪行动进展,确保每个行动都在正确的轨道上按计划进度进行。

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