低效会议的六大特征

中秋节后头一天上班,以旁听身份参加了某部门的月度回顾会,不多的内容却开了整整2个小时,会议期间的种种正好切合了低效会议的特征,逐一例举:

【特征一】没有明确议程
会上的很多议题都是临时提及的,所以会议的方向忽左忽右,进程忽松忽紧。
【分析】其实,我们很多会议,特别是定期的例会(月会、周会),都是这样的。你说没有议程吧,也确实有,比如先回顾上次会议遗留的Action,然后再各司其职的Present过去一个月的工作内容。
这样的议程不能说无效,但肯定是低效的。日子久了,例会便成了例行公事,大家都是带着笔记本去的,但不一定都带着值得共同讨论的问题去。在会上某人临时想起来的事情,可能会挤占大块的会议时间,而往往这些临时的议题并不一定值得全部门的人一起花时间讨论。
【总结】会议的结构-议程,直接决定了会议的效率。过于松散的议程,肯定会导致效率的低下。为了解决具体问题开会,带着问题开会,才是有的放矢的做法。
这里就需要会议的发起者或Chairman花一些功夫,将会议按照具体议题组织,为会议的每一个议题分配合理的时间块,进而组合成完整的时间表,并将时间表提前分发给大家做准备。

【特征二】比计划时间晚10分钟才开始
会议原定上午10点整开始,可是与会者进入会场的时间却参差不齐,会议主持人也是比较耐心,一直等到10:10会议才开始。
【分析】将守时上升到品格层面,有点危言耸听。但至少我是这么认为的。一个不守时的人,肯定不是一个责任感强的人,因为别人/公司的时间在他那里是次要的。
同时,会议时间通常有限,要在有限的时间里分析解决问题,与会者必须足够的兴奋,而通常会议刚刚开始的一段时间里,大家都还没有进入状态。所以说,会议晚开始10分钟实际上可能相当于会议的无效时间大于10分钟,这对于一个小时的会议来讲是很大的损失。有人或许会说:晚开始就晚结束呗,没什么大不了的。实际的情况的确是这样的,晚开始的会议通常都晚更多的时间才结束。于是别人后面的日程便被打乱。并且说这些话的人,通常不会晚下班的。由于迟到而挤占或扰乱他人的日程,也是一种不道德的行为。
【总结】公司里开会迟到的确是在所难免的,但作为会议主持人,应该严格控制会议的时间,你可以提前5分钟到场准备投影之类的,并电话通知每一个比你晚到的人。确保会议到点准时开始,没来的人也不必去管他。一定要树立一个会议主持人严格控制时间的姿态,这样大多数人都会配合的。那些少数开会总是迟到的人,损失的只能是他们自己。

【特征三】与会人没有准备Presentation
由于是每个人负责一个领域,月度例会上每人都有发言的时间。但并非每个人都准备了专门的PPT投影。有的只是拿出平时工作时创建的Excel或Word文件,有的干脆就是凭记忆口述。
【分析】开会时什么都不准备的人,如果不是过去一个月什么都没做,就是太过随意了。或许他们对于自己的工作了如指掌,但别人却不一定,如果没有具体的文字与图表,很难在同一个语境沟通。也有很多人觉得PPT是个华而不实的东西,开会时更喜欢直接使用具体的Excel或word文件。这往往是导致会议低效的重要因素,因为短短的会议时间,根本不需要展示过多的细节内容,对于这些具体的文档,听众们可能还要额外几分钟才能了解文档思路,谈何会议效率。将平时工作细节直接搬上PPT的做法,也是不可取的,一页PPT上密密麻麻显示一堆东西,视力一般的人看都看不清。
【总结】会议召集人应该创建统一的PPT模板与结构,与会人在开会前将各自部分发给召集人整合。PPT的内容应该简明,一目了然,不要有过多的内容,学会用标题说话。涉及数据趋势的话,可以用图表显示。

【特征四】经常跑题
用网络语言来讲,就是“偏楼”。讨论议题A的时候,谈及了议题B,议题B讲了没一半,又扯进来议题C。议题B/C还都不是会议的计划议题。
【分析】开会跑题,一方面由于没有明确具体的议程,另一方面在于没有主持人有效地控制。
【总结】在拥有完备的会议议程后,主持人应该身居舵手之位,更应以会议既定议程完成这一目标为导向,确保会议按计划方向行进。如果真的出现有价值的计划外议题,不妨另定时间讨论。

【特征五】没有会议记录
大家七嘴八舌的扯了2个小时,也没有一份会议纪要留下来。之后的Action list恐怕只有靠主持人拍脑袋想了。
【分析】Google在开会时都有2台投影仪同时用,一台投会议内容,一台实时投影会议纪要,如果任何人对会议纪要有异议,随时提出并修改,没有的话,会开完了,一份与会者共同确认的会议纪要也就出炉了。想做到Google的会议效率,确实不容易。但至少与会议同时的会议记录还是必要的。特别是会议进行中的一些待解决的问题与约定,需要及时记录才不会遗漏。
【总结】回到老问题,没有好的议程,也不可能有好的会议纪要。专职的会议记录人是个不错的办法,如果没有,就只能由主持人代劳了,在会议结束时,主持人应该把记录的东西与大家重申一遍,以防遗漏与异议。

【特征六】时间过长
【分析】花钱看一部2、3个小时长度电影,都很难从头到尾集中精力,更何况是开会?
【总结】我给部门的要求是,月会时长小于一小时,周会或单一议题会议小于半小时。开会之前做好准备,开会时说话速度放快,直接了当。别把开会当做做客《艺术人生》,当做凤凰卫视的《新闻直通车》。

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