办公室邮件的常见病

文如其人,商务英语邮件从一个侧面展示了发件人的职场形象。别以为在外企混迹多年,就能真正驾驭好Email。看看下面的几种常见病,你感染了几种?

1. 没有主题

Subject 这一栏不写,邮件也可以发出去。但收信人却无法在第一时间得知你的邮件目的,或许就会忽略。反正当我面对每天数十封邮件时,没有主题的邮件总是最后看的。

2. 过度的 “ 群发 ”

无论盲目的使用 Mail Group 还是 CC  (copy to ) 一大群人,都会让人觉得发件人没有教养。

正确的使用 Mail Group 的确可以缩短发信人的时间,还能避免漏发、错发。但是有事没事群发整个公司或 Region 的人,不是新来的就是快走人了。

CC 也是一个让人又爱又恨的功能。你可以用它来通知相关的人(没有收信人那么直接相关,但是有必要知道);你也可以用它来给收信人施加压力,如CC你或者他的老板。

但从另外一个角度来讲,这些便利的滥用也会带来相应的不良后果。比如CC给不相关的人,会浪费别人的时间,并给人一种常喊”狼来了“的印象;CC给对方的N+1有时反而会把简单的事情搞复杂,对方会觉得你在搞越级扩大化,从而对你产生敌意。

3. 拼写错误

不要认为中国人使用英语难免拼写错误,大多数邮件系统都内置拼写检查功能,并且可设置为发送前自动检查。如果再出现拼写错误,真的说不过去。

收件人,不光是老外,看到愚蠢的拼写错误会觉得你不重视他,亦会对你的印象大打折扣。

如果你问:中国人为什么要用英语写Email,中文不是一样吗?答案是:如果

4. 长句加长篇

记住办公室邮件是为了解决问题而写,不是为了展现你的文笔。

首先不要使用过长的句式,句子的长度最好不要超过一行的70%。如果你一个句子写了好几行,看的人肯定会迷失在你的字里行间的。

篇幅也不要过长,简明扼要永远是最佳的行文风格。如果你的邮件长到需要滚屏才能看完,即便收件人耐着性子看完,也会忽略你要表达的核心意思。

篇幅较长时,想办法将要说的罗列成1、2、3…..点或者做成表格,这样可以使收信人一目了然。

5. 冗余的签名档

我经常看到有些员工的签名档比邮件正文还长,如果你不是整日面向客户的客服人员,有什么必要在每封邮件下面附上你的座机、手机、邮箱、地址、部门、Title、艺术签名……?

这些冗余的信息分散了收信人的注意力,而且显得你非常的业余,一副生怕别人找不到你的架势。

6. 错乱的格式

避免中英格式混搭,如果你用英文写Email,段落起始字符请不要缩进,首字母请大写。

7. 感情用事

邮件需要平实,切忌掺杂过多的感情色彩(除非是祝贺或道谢的邮件 )。摆事实,讲道理,就事论事是永恒的书写真理。

滥用粗体,巨型字号,夸张的红色、黄色……这些都是我们应该避免使用的,这些或许会让你逞一时之快,但却会在别人心里永远的留下一个穿燕尾服的大猩猩的形象。

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